常州工学院校内举办国际学术会议申报指南
举办国际学术会议是指在我校举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。
学校相关单位在申请以我校名义举办国际学术会议时，应明确我校为会议的主办者或承办者；由校外其他单位主办、我校承办的国际学术会议在申报时，必须提供主办方的委托函或任务批件。
申报流程：
举办单位提交会议计划
每年按国际交流合作处下发的通知报送次年国际会议举办计划（含主办、承办和协办）。
2．举办单位提交校内审批表及申请报告
填写《常州工学院国际学术会议校内审批表》及申请报告，经主办单位负责人、相关单位会签后，提交国际交流合作处。申请报告内容要求详见《常州工学院国际学术会议管理办法（试行）》第五条。
注意：校内审批表和申请报告应提前120天报送国际交流合作处。
3.国际交流合作处行文，报上级主管部门审批
国际交流合作处提交请示文，校领导签发后呈报教育厅，由江苏省教育厅、江苏省人民政府审批。审批时长约2-3个月。
4.涉外邀请信办理
会议批件下达后，如需向外宾提供正式邀请函，举办单位可联系国际交流合作处办理；若参会人员中有港澳台地区学者，需将学者简历、身份证明文件、论文摘要等背景材料各一份交至国际交流合作处。
5.举办单位报备保卫处
涉及敏感地区参会代表的学术会议，举办单位须提前10天向保卫处提供参会代表的个人信息，以便向公安部门报备。
6.举办单位提交会议总结
举办单位应在会议结束2周内将会议总结报送国际合作与交流处，总结要求详见《常州工学院国际学术会议管理办法（试行）》第六条。
注意事项：
国际学术会议协办单位仅需提交协办相关材料（会议通知、会议协办单位邀请函及登记表等）、校内审批表及会议总结。
联系方式：国际交流合作处综合科文新楼422
0519-88510193（6193）
